27 | Junio | 2016

Herramientas para planificar y que los imprevistos no afecten la calidad

Aplicando las herramientas que se aprenden en Producción Gráfica, los imprevistos que no es raro surjan en cualquier planta gráfica y que provocan cambios en el ordenamiento de los procesos, no afectarán la calidad y la eficiencia.

 


Estudiante de segundo año de Producción Gráfica y con la experiencia que le da ya estar trabajando para un proveedor de software para empresas gráficas, Ricardo Ekardt describe actitudes que suelen darse en las plantas gráficas y reflexiona sobre la importancia de aplicar las herramientas aprendidas en GUTENBERG.
 

A continuación el relato de Ricardo, para el que creó un término: Encontratiempo:

Muchas veces plantear el uso de alguna herramienta para gestionar el orden y las prioridades de los trabajos que deben producirse suele cuestionarse, aunque suene paradójico, con una actitud de: "¿Planificar?, ¡imposible!, ¡acá me cambian todo, todos los días!"

Claramente, enfrentar la exigencia de tener que reajustar es parte de las reglas con las que normalmente jugamos. Nadie está exento.

¿Cómo reaccionamos y qué decisiones tomamos en el momento de vernos "obligados" a levantar un trabajo porque hay que poner otro? Y nosotros habíamos decidido que "lo hecho, hecho está".

Pensemos si no es que acaso estamos actuando bajo una lógica en la que  predomina la urgencia en detrimento de lo óptimo.

En esas circunstancias, deberíamos hacernos preguntas como: ¿cuánto tiempo de máquina tenemos ocupado esta semana?, ¿cuánto tiempo disponible?, ¿cuándo saldrá el trabajo de impresión y, en consecuencia, cuándo estaremos entrando en el siguiente proceso?, ¿cuántos trabajos que pasaron de turno me hubiera venido bien terminarlos hoy con algunas horas extras? o ¿cuántas horas extras innecesarias estoy haciendo cuando bien podría terminar el trabajo mañana?

Las respuestas surgirán según nos plantemos desde diversas situaciones:

. En una primera situación responderemos haciendo caso omiso a todas esas preguntas y ¿qué se hará? mojar el dedo índice y elevarlo para así poder ver para que lado sopla el viento y con esto poder determinar que las tapas de la revista deberían estar entre hoy por la tarde y mañana antes del mediodía. Muy ecológico pero muy poco certero.

Una segunda situación se daría confiando en nuestra omnipotencia, creyendo que podemos responder a todas esas preguntas de manera simultánea, mientras atendemos por teléfono a la vecina del al lado que se queja por el ruido de las máquinas, hacemos un presupuesto urgente dado que se enfermó el presupuestista y su tarea nos tocó a nosotros, al mismo tiempo que con una gran sonrisa, sin desenganchar el teléfono del hombro, saludamos a nuestro mejor cliente que apareció repentinamente a visitarnos. Con esto es fácil ver que estamos lejos de situaciones ideales.

Nuestra cotidianeidad nos hace ver una versión de la realidad en la cual creemos poder dominar todas las situaciones y eso nos lleva a equivocarnos y frustrarnos una y otra...y otra vez....con el valor agregado de ocasionarnos importantes pérdidas económicas y de tiempo, que afectan el clima laboral y que generan consecuencias que siempre repercuten en el cliente.

La tercera situación es aquella que nos presenta la planificación de manera simple, permitiendo ver nuestros tiempos y recursos ordenados, teniendo una percepción tangible de las horas consumidas y la disponibilidad de los trabajos para continuar con su procesamiento, atendiendo otras informaciones que consideremos valiosas de tener en cuenta.

Esta última situación es, básicamente, un "diagrama de Gantt".

Quizá "Diagrama" y "Gantt" en la misma oración puedan poner sobre alerta a los espíritus más conservadores.  Pero lo destacable es que Henry Gantt creó esta herramienta hace nada menos que un siglo.

La resistencia a los cambios, a ser atravesados por un nuevo orden, o mejor dicho, por un auténtico orden, hace que no puedan ser puestas en práctica herramientas de sistematización que nos darían respuestas a todas las preguntas más arriba mencionadas tan solo ingresando algunos datos.

¿Qué pasa con la idea de "para qué planificar si me cambian todo, todo el tiempo"? Se hunde con su propio peso. Porque si no sabemos cómo estamos con los tiempos, ¿cómo nos aseguramos que la coordinación entre sectores internos, la coordinación expedición/proveedores de servicios, la coordinación con los proveedores de insumos, será óptima?

Plantear el uso de un Diagrama de Gantt que, por ejemplo, relacione el tiempo de puesta a punto, el tiraje de máquina y la velocidad de producción del recurso, dará como resultado - obviamente de manera estimativa -  el tiempo total de producción, además de poder plasmarlo gráficamente en dos ejes, recurso/tiempo, y eso nos va a permitir comparar nuestra diferencia entre el tiempo llanificado y el tiempo real de producción.

Es importante destacar que el Diagrama de Gantt es un concepto, una idea que va más allá de la tecnología de la época, podemos armar un Gantt con una calculadora, un pizarrón y tizas de colores o también hacerlo mediante la incorporación de un software.

La planificación es el emergente de una modalidad de pensamiento acerca de qué clase de empresa queremos ser y hermanándola con la Estandarización de Procesos podemos garantizar y garantizarnos un trabajo eficiente.

En tiempos donde prima "lo exprés", la calidad de trabajo debe contemplar una óptima organización, para poder anticiparse al cliente en lugar de invertir grandes recursos en atender sus reclamos.